Sang tên sổ đỏ — nói theo ngôn ngữ hồ sơ là đăng ký biến động do chuyển nhượng quyền sử dụng đất — là bước cuối để tài sản chính thức đứng tên người mua. Nhiều anh chị trả tiền xong mới bắt đầu tìm hiểu thủ tục, tới lúc đó phát sinh vướng mắc thì đã ở thế bị động.
Bài này đi theo đúng thứ tự việc phải làm, kèm danh sách giấy tờ để anh chị chuẩn bị trước.
Trước khi đặt cọc: kiểm tra đã đủ điều kiện chuyển nhượng chưa
Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất, và cũng là bước gây thiệt hại lớn nhất khi bỏ qua.
Thửa đất phải có Giấy chứng nhận, đang không có tranh chấp, không bị kê biên để bảo đảm thi hành án và còn trong thời hạn sử dụng đất. Ngoài ra cần đối chiếu thêm:
- Thông tin trên sổ có khớp thực địa không — số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, hình thể thửa đất.
- Đất có đang thế chấp ngân hàng không — nếu có thì phải giải chấp xong mới công chứng chuyển nhượng được.
- Đất có dính quy hoạch không — xem thêm bài hướng dẫn tra cứu quy hoạch trong mục Kiến thức.
- Ai là người có quyền ký bán — đất là tài sản chung vợ chồng thì thiếu chữ ký một người là hợp đồng có thể vô hiệu.
Nếu người bán đã mất và những người thừa kế chưa làm thủ tục khai nhận di sản, thì chưa thể chuyển nhượng ngay. Trường hợp này phải xử lý phần thừa kế trước.
Bước 1: Ký hợp đồng chuyển nhượng có công chứng
Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Giấy viết tay giữa hai bên không có giá trị để đăng ký sang tên.
Hai bên mang theo:
Bên bán: Giấy chứng nhận bản gốc; căn cước công dân; giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (đăng ký kết hôn, hoặc giấy xác nhận tình trạng độc thân); sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ cư trú nếu được yêu cầu.
Bên mua: Căn cước công dân; giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.
Tại phòng công chứng, công chứng viên kiểm tra hồ sơ, đọc lại hợp đồng cho hai bên nghe rồi mới ký. Anh chị nên đọc kỹ phần giá chuyển nhượng, phương thức thanh toán và bên nào chịu thuế phí — ba nội dung này hay bị ghi khác với thoả thuận miệng.
Bước 2: Kê khai và nộp thuế, lệ phí
Sau khi công chứng, hai bên kê khai nghĩa vụ tài chính. Hai khoản chính:
- Thuế thu nhập cá nhân — bên bán chịu, tính theo tỷ lệ trên giá chuyển nhượng.
- Lệ phí trước bạ — bên mua chịu, tính theo tỷ lệ trên giá tính lệ phí trước bạ.
Ngoài ra còn phí thẩm định hồ sơ, lệ phí cấp giấy chứng nhận và phí đo đạc nếu hồ sơ phải đo lại. Chi tiết mức thu và cách tính, anh chị xem bài riêng trong mục Thuế, phí.
Trong thực tế hai bên thường thoả thuận ai nộp khoản nào. Thoả thuận thế nào cũng được, nhưng nên ghi rõ trong hợp đồng để sau này không cãi nhau.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký biến động
Hồ sơ nộp tại Bộ phận một cửa hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất. Thành phần thường gồm:
- Đơn đăng ký biến động theo mẫu.
- Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng.
- Giấy chứng nhận bản gốc.
- Giấy tờ tuỳ thân của hai bên (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).
- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính.
Cán bộ tiếp nhận sẽ ghi giấy hẹn. Thời hạn giải quyết được quy định cụ thể theo từng loại thủ tục và có thể khác nhau giữa các địa phương — anh chị cứ căn theo ngày ghi trên giấy hẹn.
Bước 4: Nhận kết quả
Kết quả có thể là cấp Giấy chứng nhận mới đứng tên bên mua, hoặc xác nhận thay đổi vào trang 3, trang 4 của sổ cũ. Cả hai đều có giá trị pháp lý như nhau.
Khi nhận sổ, anh chị kiểm tra ngay tại chỗ: họ tên, số căn cước, số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng và thời hạn sử dụng. Sai sót phát hiện lúc nhận thì sửa nhanh, để vài tháng sau mới phát hiện lại phải làm thủ tục đính chính riêng.
Những lỗi khiến hồ sơ bị trả về
Theo kinh nghiệm bên mình chạy hồ sơ tại khu vực Hải Dương, hồ sơ hay bị trả vì mấy lý do rất đơn giản:
- Thiếu chữ ký của vợ hoặc chồng bên bán khi đất là tài sản chung.
- Thông tin nhân thân đã thay đổi — đổi từ chứng minh nhân dân sang căn cước, đổi họ tên, đổi địa chỉ — mà chưa cập nhật, dẫn tới giấy tờ không khớp nhau.
- Diện tích thực tế lệch so với sổ, buộc phải đo đạc và chỉnh lý bản đồ địa chính trước.
- Đất chưa giải chấp nhưng hai bên đã ký công chứng.
- Kê khai thuế sai thời hạn dẫn tới bị tính chậm nộp.
Phần lớn những lỗi này phát hiện được từ đầu nếu kiểm tra kỹ trước khi đặt cọc.
Có nên tự làm hay thuê dịch vụ?
Nếu hồ sơ sạch — sổ đúng hiện trạng, không thế chấp, người bán đủ điều kiện ký — thì anh chị hoàn toàn tự làm được, chỉ mất công đi lại vài lần.
Nên cân nhắc thuê dịch vụ khi rơi vào các trường hợp: đất phải tách thửa trước khi bán, diện tích lệch sổ phải đo lại, người bán đang ở xa, hoặc tài sản có yếu tố thừa kế, tặng cho. Những trường hợp này hồ sơ đi qua nhiều bước, tự làm dễ mất thời gian hơn phần phí tiết kiệm được.
Anh chị cần bên mình kiểm tra giúp hồ sơ trước khi xuống tiền thì cứ gọi hotline, phần tư vấn ban đầu không tính phí.